講演・イベント企画の企画から実施までの流れ
子どもの学校のＰＴＡ会長として、ＰＴＡ講演を計画することに・・・
さぁ、何から始めたらいいんだろう・・・
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講演会を計画すると一言で言っても、 事前に検討すべきことは沢山あります。 どのような趣旨・目的で今回の講演会 ・研修会を行うのか？どのような成果を生み出したいのか？などなど。 このあたりをしっかりと検討しておくことが、講演会成功の秘訣になります。 |
各講演会・研修会のジャンルやテーマ ごとに専任担当者がスタンバイしております。 豊富な経験と、年間1万件の実施実績に裏付けられたデータを基に、丁寧なヒアリングを行い、計画段階から適切なアドバイスをいたします。 |
毎日多数寄せられる主催者様からの 様々なご相談や課題を基に、今後の ご依頼に備えて、新たな講演テーマや 研修プランの開発について随時ご相談 させて頂きます。 |
当社担当者の声
会合の目的や成果については、検討を重ねて結論を出した。
さぁ、次は講師選定だ・・・
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いよいよ講師選定です。 |
講師の講演内容が、当日聴講・受講される方々のニーズに合致するかどうかが、催事の評価・成否を分ける大きなカギになります。 だからこそ、講師の講演内容・主義主張をしっかりと把握した上で、ご予算に合わせた最適な講師をご提案いたします。 |
会合の趣旨・目的・課題・成果を共有し、それらを達成させるため講演テーマや内容、研修プランについてご相談させて頂きます。 |
主催者様のニーズに合致した講師をご提案するのは、
最もやりがいのある仕事のひとつですね。
当社担当者の声
さぁ、依頼したい講師も決り、予算、日程も決まった。
講師に正式に講演依頼をしなければ！
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開催希望日程、講演時間、最寄交通機関から会場までの所要時間、お支払いできる謝金など、依頼時に講師に伝えるべき内容を整理した上で、希望講師にアプローチします。 |
当社のような専門会社だからこそ可能な、講師連絡先・手段の確保、スムーズな調整。プロの交渉に安心してお任せ下さい。 |
お忙しい講師の方々に代わり、ご依頼する会合の内容や趣旨・目的、また事前に確認する必要がある条件などの項目をきちんと整理した上でご依頼させて頂きます。 |
計画の初期段階から、ご相談いただき、講師をご提案し、スムーズに講師のスケジュールを
確保できると、担当者としても嬉しいですね。
当社担当者の声
さぁ、希望した講師のスケジュールも確保できて、正式な依頼としてＯＫももらった。 ほっとひと安心。
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往々にして、このステップまで進んだ時点で、「講演会の計画の半分は終った！」と感じる方も多いかも知れませんが・・・講演会を本当に実りあるものにするには、まだまだここからです！ |
講師スケジュールを確保し、主催者様から正式依頼の回答をいただくと、ここからはサポート担当者の出番です！専任担当者が書類作成に必要な情報やデータを入力した後、サポート担当者に引き継ぎ、主催者様、講師の方々にお出しする書類の作成にかかります。 |
今回のご講演を依頼するにあたり、講演会での準備物やプロフィール等、改めて確認をさせて頂きます。 |
当社を選んでいただいたお客様、当社からの依頼を受けていただいた講師の方々に、
気持ちを込めて書類を作成します。
当社担当者の声
講師が決定すると、実施当日に向けての準備が始まります。
さて、何から始めればいいんだろう。漏れなく打ち合わせ、確認、準備が出来るだろうか？
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実施に向けて準備を進めていくにあたり、主催者と講師の間で行わなければならない打ち合わせ、確認作業は、挙げればきりがないほど沢山あります。 |
決定後の打ち合わせを綿密に行うことが、講演会を成功させるためには不可欠です。 |
主催者様に代わり、私達が当日を迎えるまでの打ち合わせ、確認をさせて頂きます。ご安心下さい。 |
決定後、無事に実施当日を迎えていただくために、綿密な打ち合わせは、非常に大切です。
とても時間がかかる打ち合わせや確認作業もありますが、このステップをしっかり行うことが、
成功の秘訣であるということをよく知っている私達だからこそ、出来る仕事だと思います。
当社担当者の声
いよいよ講演会当日が近づいてきた。諸々の準備は整ったけれど、
このまま、何事もなく無事当日を迎えることができるだろうか？
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準備万端整えても、無事に実施当日を迎えるまでには、講師の事故や入院など、不慮のトラブルが発生することもあります。様々なトラブルを想定し、危機管理をしておくことも大切です。 |
私達は、実施当日を迎えるまで、常に危機管理の意識を持って取り組んでおります。 |
急なスケジュール変更や不測の事態において、代替スケジュールや具体的な解決案のご提示など、迅速にご対応いたします。 |
緊急事態が発生した場合は、専任担当者だけでなく他のスタッフを含め全社で迅速に対応致します。
１分１秒を争う事態には、このようなチーム力が大きな力となります。
当社担当者の声
さぁ、講演会当日は目の前、講師に最終確認の連絡をしなければ！
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催事の進行プログラムや講師の交通スケジュール・送迎の手順、またレジュメやパソコン・プロジェクターなどの講演準備物の確認など、実施当日の流れをシミュレーションしながら最終チェックを行いましょう。 |
成約時にお送りしました手配書などの書類に基づき、最終確認をさせて頂きます。 |
安心して、当日、現場へ入っていただけるよう、細部にわたった最終確認を行います。 |
主催者様、講師の方々双方へ細部にわたった最終確認をしておくことで、
皆さんに安心して当日を迎えていただくことができます。
私達は、いつも丁寧な最終確認を心がけています。
当社担当者の声
いよいよ講演会当日！会場の準備で大忙し。
こんなにバタバタしているときに、もし、登壇いただく講師にトラブルが発生したら、どうしたらいいんだろう・・・
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当日は、講師送迎、会場内の準備の再確認、聴講者の入退場、物販の確認などを行い、講師を迎え入れましょう。 |
システムブレーンでは、毎朝、交通機関の乱れ等が無いかをチェックし、講師の移動に支障がでないよう、未然にチェックし、対応しております。 |
当日、予期せぬトラブルが発生した場合でも、当社から適切な情報の伝達と、対処方法のご提案をさせていただきます。 |
前日までに、細部に至るまで確認をしていても、天候不順や、交通トラブルなどで、
当日の講師の移動が乱れたりすることもよくあります。
こういう予期せぬトラブル対応にも、私達の経験が活かされます。
当社担当者の声
無事に講演も終了。ほっと一息。講師への御礼状など、どうしたら良いんだろう・・・
支払いは銀行振り込みでいいんだろうか・・・支払い後の領収証も必要なんだけど・・・
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無事に講演会が終了した後も、主催者として行わなければならないことが、たくさんあります。 |
システムブレーンには、講演終了後の講師への御礼や、様々な事務処理、経理処理など、業務に応じて、それぞれ担当する部署があります。専門知識を持った担当者が、主催者様にかわり、不備なく業務を遂行致します。 |
事前にお約束した講師謝金を期日までにお支払いすることは勿論のこと、支払明細の発行や、年に一度、ご依頼した講師の皆様に、必ず、当社から支払調書をお送りします。 |
私達は、講師の方々と、お約束した講師謝金をきちんと期日までお支払いする。
これも、企業として果たすべき重要な責任のひとつだと考えています。
当社担当者の声
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既に依頼講師まで絞り込んでからよりも、この段階からご相談頂いた方が、
計画がスムーズに進みます。アドバイス・ご提案にも力が入りますね。