オンライン講演(ウェビナー)を開催する場合、参加を呼びかけたい人に案内メールを送る場合があります。案内メールは単純に内容や日時などの情報を紹介するだけでなく、思わず参加したいと思えるような書き方をすることで、参加率を高めることができます。

そこで今回は、参加したくなる案内メールの書き方について、テンプレートとともにご紹介します。

 

■目次

 

オンライン講演(ウェビナー)案内メールの基本構成

オンライン講演(ウェビナー)の案内メールは、「件名・挨拶文・概要・詳細情報・申込方法」の5つの部分から成り立ちます。それぞれの部分の意味や書き方について、詳しく見ていきましょう。

①件名:一読で内容がわかるように

オンライン講演の案内メールの件名は、ひと目見てセミナーの魅力が伝わるようなわかりやすいものにしましょう。受け取った人の興味関心を刺激するとともに、簡潔に表現し、メールを開封してもらわなくてはなりません。

案内メールの開封率を高め、次のステップへつなげるためには、以下のポイントを心がけましょう。

    • 重要なキーワード、目を引くキーワードはなるべく左側に配置
    • 長過ぎる件名は避け、20〜30文字程度

例)【投資初心者向け】株式銘柄の基本的な選び方セミナーのご案内

②挨拶文:ビジネスレターの礼儀として

メールを開封されたら、次に目にとまるのは挨拶文です。最初に挨拶やお礼の言葉を伝えましょう。例えば、以下のような文は季節を問わず使えます。これらと組み合わせて、季節に沿った時候の挨拶を入れるのも良いでしょう。

例)

  • いつもお世話になっております
  • 平素より大変お世話になっております
  • 皆様におかれましては、お変わりなくお過ごしのことと存じます
  • ますますご清栄のこと、心よりお慶び申し上げます

③概要:オンライン講演の魅力をアピール

挨拶文のあとは、オンライン講演の魅力や参加によって得られるメリットを簡潔にアピールする「概要」を記載します。セミナーの魅力や内容が伝わるよう、アピールポイントをまとめましょう。

例えば、以下のようなポイントをおさえると良いでしょう。

誰をターゲットとしたものか:投資初心者、飲食店経営者など
講演に参加することで、どんなメリットが得られるか:銘柄の選び方
他社講演との違い:人気講師参加、先着◯名のみなど

④詳細情報:箇条書きで簡潔に

次に、オンライン講演(ウェビナー)の内容、開催日時、参加費用や参加方法、定員、事前準備、参加にあたっての注意点などを詳細情報として記載します。この項目では必要な情報が多いため、無理に文章で説明せず、シンプルに箇条書きで記入するとわかりやすいでしょう。

例)

内容:株式投資初心者向けの銘柄の選び方
開催日時:◯月△日(□曜日)◯時◯◯分〜
参加費用:無料
参加方法:開始時刻5分前より、Zoom(など、使うツール名)へ参加
定員:30名

事前準備や参加時の注意点については、箇条書きと文章を組み合わせて読む人にわかりやすく、伝わりやすいように記載しましょう。詳しくは、後述する例文で説明します。

⑤申し込み方法:手軽でわかりやすく

セミナーに興味・関心を持ってもらえたら、申し込みにつなげなくてはなりません。参加方法や手続きはわかりやすく、できる限り手軽に行えるようにしましょう。面倒だったり、わかりにくかったりすると参加しにくくなってしまいます。例えば、以下のような工夫がおすすめです。

申し込みフォームのリンクを設置する
必要事項のテンプレートを用意し、それを使って直接メールに返信すれば、申し込み完了とする

オンライン講演(ウェビナー)案内メールの例文

では、実際にオンライン講演(ウェビナー)案内メールのテンプレートを2つご紹介します。

テンプレート①

オンライン講演(ウェビナー)案内メールのテンプレート1つめをご紹介します。取引先やグループ会社など、BtoB向けに案内する場合を想定したものです。

株式会社○○
△△様

いつもお世話になっております。
このたび、弊社では○○を対象とした△△(講演の内容・目的)に関するオンライン講演(ウェビナー)を開催いたします。

(具体的なメリット)が得られますので、○○や△△な方にぜひご参加いただきたいオンライン講演(ウェビナー)です。

<オンライン講演(ウェビナー)詳細>
内容:マーケティングの3C分析について
日程:○月○日(△曜日)
時間:14:00〜16:00
参加費用:無料
参加方法:開始時刻5分前より、Zoom(など、使うツール名)へ参加
定員:30名

参加のお申し込みは、下記の応募フォームまたは、以下の内容をご記入の上、○月○日○時までに下記メールアドレスまでご連絡ください。

お申し込みはこちら:https://######.co.jp
メールアドレス:◯◯◯@◯◯◯.co.jp

<○○(講演名)>に参加します。
会社名:
部署:
役職:
お名前:
mail:
電話番号:

何かご不明点ございましたら、お気軽にご連絡ください。
△△様のご参加を心よりお待ちしております。

テンプレート②

2つめのテンプレートは、BtoC向けの案内メールを想定したものです。

いつもお世話になっております。
△△株式会社 □□でございます。

メールによるこちらのご案内は、これまで弊社の主催する無料セミナーにご参加いただいた皆様にご案内させていただいております。
当社では、昨今の△△への関心の高まりを受け、□□に関するセミナーを実施いたします。

・内容:○○の基礎知識と実践的な活用方法について
・日時:○月○日(○曜日)13:00~15:00(受付開始12:45~)
・使用ツール:Zoomビデオウェビナー(など、使用するツール)
・費用:無料
・定員:100名(先着順となっております)

○○についての基本的な知識から実践的な活用方法について紹介するため、専門家の○○先生をお招きして説明を行っていただきます。

参加のお申し込み方法は、このメールに返信する形で、必要情報を記入してご送信ください。○○様のご参加を心よりお待ちしておりますので、よろしくお願いいたします

■事前準備について
1.Zoomをダウンロードしてください。
Zoomを初めて利用される方は、下記URLから事前にダウンロードをお願いいたします。
https://zoom.us/download

手順については、以下ページで詳しく解説していますのでご参照ください。
https://zoom.nissho-ele.co.jp/blog/manual/zoom-install.html

※アカウント登録の必要はございません。

2.資料をご確認ください。
当日の資料をお送りいたします。下記URLより、Googleドキュメントにてご確認ください。
(URL)

■ ご参加にあたってのお願い
・安定したWi-Fi環境下で受講ください。
・マイクをオフにしてご参加ください。

BtoC向けの場合、顧客がZoomなどのオンライン講演(ウェビナー)ツールに詳しくないことを前提に、事前準備や参加に当たって注意すべきことを丁寧に書いておくと親切です。

オンライン講演(ウェビナー)案内状の注意点

最後に、オンライン講演(ウェビナー)の案内状を作るときの注意点を2つご紹介します。案内状を作るときは、これらのポイントをぜひ忘れないようにしてください。

2週間前までに配信する

オンライン講演(ウェビナー)の案内メールを送るのは、開催日の2週間前までが理想です。Web上で行う講演の場合、実際に開催場所に集まってもらう場合と比べて気軽に開催・参加できますが、参加者のスケジュールを確実に押さえるためには、前もって時間に余裕を持って案内メールを配信しておきましょう。

特に、オンライン講演は近年ますます増えていますので、いかに参加者のスケジュールを確保できるかは集客の大切なポイントです。

申込後のフォローをする

オンライン講演は気軽に参加できる反面、申し込んだものの当日になって忘れてしまった、というケースも多いです。そのため、参加者にオンライン講演の開催日時を伝えるためのリマインドメールを送信し、開催予定を定期的に知らせると良いでしょう。

マインドメールは、「開催3日前」「当日」「開催時間の直前(1時間〜15分前)」の3回送るのが一般的です。このように申込後のフォローをすることで、参加してもらえる確率が上がります。

面倒な案内メールもSBオンライン講演サポートプランにおまかせ!

案内メールを出す時間がない、文面を考えるのが苦手…という場合には、ぜひ弊社のオンライン講演サポートプランをご利用ください。複雑な配信ツールの設定から案内メールの作成、運営、配信、動画編集まで、弊社の専門スタッフがサポートいたします。
ご相談、お見積りは無料。お気軽にお問い合わせください。

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