オンライン講演(ウェビナー)を開催する際、一般に参加者を募集する公募型のものもあります。
参加申し込みの方法として、メールで直接申し込んでもらう方法もありますが、管理や返信にも手間がかかります。
そんな時には、Zoomの申し込みフォーム機能やGoogle Formなどを使って、簡単に登録フォームを作成しましょう。
参加者に自動又は手動のメール送信や参加者の管理が楽に行えます。

■目次

申し込み方法の種類

オンライン講演(ウェビナー)の申し込み方法として、フォームを使うのが一般的です。申し込みフォームはさまざまな方法で作れますが、主に以下の3つのいずれかが使われていることが多いです。

  • Zoomの申し込みフォーム
  • Google Formで作る申し込みフォーム
  • オリジナルの申し込みフォーム

Zoomの申し込みフォームとは、Zoomミーティング又はウェビナーをスケジュール後、登録できるフォームです。自動承認・手動承認や登録者数の制限ができるほか、カスタマイズした質問も登録できます。

Google Formで作成する場合、Zoomへの自動的な登録はできませんが、フォームのカスタマイズや質問事項の設定がより自由に行えます。今回は、代表的なこの2つのフォームの設定方法をご紹介します。

Zoom申し込みフォームの作成方法

まずは、Zoom公式から設定できる申し込みフォームの作成方法について見ていきましょう。

①カスタマイズしたいウェビナー又はミーティングを選ぶ

Zoom公式から設定できる申し込みフォームは、ウェビナー又はミーティングごとに設定する必要があります。まずは、以下の手順に沿ってZoomにアクセスし、各ウェビナーからそれぞれの申し込みフォームを編集する画面に移動しましょう。

  1. Zoomにサインインする
  2. 左部分から「ウェビナー」又は「ミーティング」を選択し、申し込みフォームを作成したいウェビナーを選ぶ
  3. 画面上部の「招待状」タブをクリックし、「承認」のセクションから「編集」を選ぶ

②申し込みフォームをカスタマイズする

申し込みフォームを編集する画面に移動したら、上部の「登録」タブを選択し、登録フォームをカスタマイズしていきます。カスタマイズできる内容は、以下の8項目です。

  1. 登録:参加者に登録フォームへの入力を必須とするかどうか
  2. 承認:参加者の登録を自動で承認するか、手動で承認するかどうか
  3. 通知:参加者が登録したら、主催者あてにメールが届くようにする
    【その他のオプション】
  4. イベント日の後に登録を締め切る:ウェビナーの終了日以降は、登録できないようにする
  5. 登録者数を制限:ウェビナーに参加できる人数に上限を設定する
  6. 複数デバイスからの参加者の参加を拒否:参加者が複数デバイスから参加しても良いとするかどうか
  7. 登録ページにソーシャルシェアボタンを表示:登録フォームにTwitter、FacebookなどのSNSシェアボタンを表示する
  8. トラッキングピクセル:参加者が何人登録したか、確認する

これらの項目を順に設定したのち、画面下部の「全てを保存」をクリックします。

③質問を設定する

最後に、参加者に回答してもらう質問を登録フォームに設定しましょう。質問には「基本的な質問(Zoom側で用意されている)」「オリジナルの質問(完全に自由な設定が可能)」の2種類があります。

基本的な質問を設定するには、「編集」をクリックしたのち、「質問」タブを選択します。設定できるのは、以下の15項目です。

  1. フィールド
  2. 住所
  3. 市区町村
  4. 国/地域
  5. 郵便番号
  6. 州/都道府県
  7. 電話番号
  8. 業界
  9. 会社名/学校名
  10. 役職
  11. 購入時間フレーム
  12. 購入プロセスにおける役割
  13. 従業員数
  14. 質問とコメント

必要な項目にチェックを入れ、最後に、画面下部の「すべて保存」をクリックします。

オリジナルの質問を設定するには、「編集」をクリックしたのち、「カスタマイズした質問」タブから「新しい質問」を選びましょう。質問の種類や質問を直接入力し、「作成」をクリックすると質問が1つ登録できます。最後に、「すべて保存」をクリックすれば、質問の登録が完了です。

④確認メール設定をする

最後に登録した人に送られる確認メールの設定をします。こちらはデフォルトでは、セミナー日程と、上記の操作で「自動承認」を選んでいた場合、参加URLが送られます。

こちらの方に、当日の注意点やZoomの使い方を解説した説明文をつけたい場合は、「メール設定」タブより編集します。手順は以下の通りです。

  1. 上記の操作と同じセクションから、今度は「メール設定」タブをクリックする
  2. 「管理者への確認メール」の「編集」をクリックして、「確認メール」のウインドウを表示させる
  3. 「件名」や「本文」「注意事項」を追加できるスペースがあるので、そちらに必要事項を入力する
  4. 保存」ボタンを押して終了する。

➄登録用URLを告知する

先ほどの操作で使用したセクションの上の部分に登録用のURLがありますので、そちらをクリックして登録フォームを確認します。こちらで修正がなければ、そちらのURLをセミナー告知メールや告知用のバナーにリンクを貼って、参加者に案内します。

Google Formでの申し込みフォーム作成方法

次に、Google Formで申し込みフォームを作成する方法をご紹介します。

①Google Formを立ち上げ、タイトルを入れる

まずは、Google Formを立ち上げてタイトルを入力しましょう。以下の手順で行います。

  1. Google Formにアクセスし、Googleアカウントでログインして、Google Formを立ち上げる
  2. 「新しいフォームを作成」から「空白」をクリック
  3. 「無題のフォーム」にタイトルを、「フォームの説明」にセミナーの説明文を入力する
    特に、説明文は申込者に直接見える部分なので、講演内容や日時、メッセージなどをわかりやすく記載しておきましょう。

②質問を設定する

Google Formの質問設定は、Zoom申し込みフォームの手順が同じです。オリジナルの質問でも、基本的な情報を質問する場合でも、同じ手順でどんどん追加できます。セミナー集客に役立てる場合、氏名や住所の他、電話番号・メールアドレス・年齢、ご意見やコメントなどの質問を設定しておくと良いでしょう。

質問作成のポイントは、質問の数を増やしすぎないこと、記述式の回答は必要最低限にすることの2点です。質問数が多すぎたり、記述式回答が多かったりすると申込者の負担が大きくなり、参加をためらってしまうこともあります。選択するだけの回答形式を上手に利用し、質問を設定しましょう。

質問は以下の手順で設定します。

  1. 「無題の質問」と書かれた部分に、申し込み項目のタイトルを入力
  2. 右側のプルダウンメニューから、入力フォームの種類を選択する
  3. 回答必須とする項目には、右下の「必須」をオンにする
    入力フォームの種類は、以下の5つから選べます。項目によって選びましょう。例えば、氏名なら記述式、性別ならラジオボタンを使うと良いでしょう。
    記述式:改行できないテキスト入力
    段落:改行も可能なテキスト入力
    ラジオボタン:単数選択リスト
    チェックボックス:複数選択リスト
    プルダウン:単数選択リストで、選択項目が多い場合
  4. 質問を追加する場合は、「+」マークをクリックして、質問を追加していきます。

③登録URLを発行する

最後に登録URLを発行し、メールや告知バナーに貼り付けて参加者に告知します。
発行の手順は以下の通りです。

  1. 同フォームの右上にある「送信」ボタンをクリック
  2. リンクマークから「コピー」ボタンをクリックしてコピーし、告知メールやweb上の告知バナーにリンクを貼りつけて、告知する

申し込みフォーム作成時の注意点

申し込みフォーム作成時には、以下のポイントに注意しましょう。

  • 登録項目は多くても8〜10以内におさめる
  • 必須項目は氏名とメールアドレスのみ
  • フォームを作成したら、公開前に必ずテストを行う

申し込みフォームでは、質問項目が増えるほど参加をやめてしまう人が増える傾向にあります。質問項目は多くても8〜10項目以内とし、必須項目は最低限参加してもらうために必要な「氏名」と「メールアドレス」のみにしておきましょう。

オンライン講演(ウェビナー)への申し込み方法はフォームが一般的で、公式のツールやGoogle Formなどの無料サービスを使えば簡単に作れます。申し込み者にとっても、使い慣れたフォームは登録しやすいものです。使い勝手のよいフォームを選択して、作成してみてください。

また、弊社では、オンライン講演(ウェビナー)の登録フォームのサポートもしております。ご不明な点がございましたら、お気軽に弊社までお問い合わせください。

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