建設現場の社員や協力会社を集めて、安全に対する意識付けを行う「安全大会」。イベントを滞りなく進めるためには、司会者の進行の仕方がポイントとなります。主催する人は、事前にどんな準備をしておけばいいのでしょうか。

司会進行のしかたや台本の作成方法などをわかりやすく解説します。

司会進行を行う司会者の役割

初めて司会進行を行う人や、司会に慣れていない人は、当日までに少しでも不安を払拭できるよう、事前に準備をしておきましょう。司会者には、主に次のような役割が求められます。

1.安全大会の進行

予定していた講演が長引いたり、機材のトラブルが起こったり。ハプニングによってイベントがタイムスケジュール通りに進行しないこともあります。スケジュールには質疑応答など調整が利く時間割を設け、全体として時間内に収まるようコントロールしましょう。

2.安全大会の参加者への各種案内

参加者への各種案内も司会者の役割。式次第や休憩時間、会場の案内などの情報を参加者に周知しましょう。参加者が求める情報を的確に提供できるよう、司会者はイベントまでに会場の下見をして、非常口やお手洗いの位置を把握しておくとよいでしょう。

3.講師の紹介

安全大会に講師を招いて講演会を行う場合には、講師とのやり取りも司会者の役割となります。講師の紹介や質疑応答時の進行など、講演者と参加者の橋渡しとなるような進行を心がけましょう。事前に講演内容の確認や質疑応答の進行について、講師と打ち合わせをしておくと安心です。

司会進行の前準備

安全大会をスムーズに進めるためには、事前の準備が不可欠です。当日は進行が滞らないようタイムスケジュールと台本を作成しておくとよいでしょう。

1.タイムスケジュールを作成する

最近では安全大会をオンラインで行う企業も増えてきました。リアル開催時とオンライン開催時では、どのような違いがあるのでしょうか。一般的なスケジュールを比較してみましょう。

【リアル開催時の基本的な流れ】
①開会の挨拶(開会宣言)
➁表彰式
③講演またはセミナー
④安全宣言
➄閉会の挨拶

以上はリアル開催時の一般的な流れです。上記のほかに、救命救急などの安全講習セミナーや安全対策の発表が入る場合があります。

【オンライン開催時の基本的な流れ】
①オンラインツールの機能説明
②開会の挨拶(開会宣言)
③表彰式
④講演またはセミナー
⑤安全宣言
⑥閉会の挨拶

オンライン開催時には、オンラインツールの使い方に慣れていない方のために、開会の挨拶に入る前にオンラインツールの機能説明をしておくとよいでしょう。また、質疑応答の際の質問の仕方なども説明しておくとスムーズです。

2.台本を作成する

イベント当日は緊張して、頭が真っ白になってしまうこともあり得ます。そんなときのために、台本を用意しておきましょう。台本は、以下の流れを想定して作成するとよいでしょう。

  1. 開会式
  2. 表彰式
  3. 講演会
  4. 安全宣言.閉会式

台本のテンプレート

この段落では、安全大会の当日に使える台本のテンプレートを紹介します。アレンジするなどしてご利用ください。

1.開会式

①リアル開催の場合は会場案内、オンライン講演であれば使い方の案内
「まもなく、令和○○年度(会社名)安全大会が開会となります。会場の皆様にご案内申し上げます。本日の会場には、非常口が○つございますので、開会前にご確認くださいませ。また、本日の安全大会は、○部構成となっております。途中、休憩時間を設けておりますので、そのお時間にお手洗いなどお済ませください。それでは、安全大会開始まで少々お待ちくださいませ」

➁開会の挨拶
「皆様、本日はお忙しい中お集りいただきまして、誠にありがとうございます。司会を務めさせていただきます、○○と申します。これより、令和○○年度(会社名)安全大会開会式を開催いたします」

③開会宣言やスピーチを行う人がいればその人物紹介
「安全大会の開会に先駆けまして、主催者である○○よりご挨拶させていただきます」

④開会式閉会の言葉
「以上をもちまして、令和○○年度(会社名)安全大会の開会式を終了いたします」

2.表彰式

①表彰する人物の紹介
「それでは、表彰式に移りたいと思います。表彰いたしますのは、○○でございます。○○は(プロフィールから経歴、肩書き等簡単に紹介)。それでは、○○、よろしくお願いいたします」

➁表彰される人物の名前と賞の紹介
「続きまして、受賞者をご紹介させていただきます。まず、○○賞からの発表です。○○賞は、○○に対して優れた功績を残した方に贈られます。○○賞、○○様(繰り返す)」

3.講演会

①講師の紹介(プロフィール、現在の活動など)
「それでは、本日ご講演いただく○○様のご紹介をさせていただきます。○○様は、○○大学をご卒業後、株式会社〇〇にご入社されました。○○年に取締役に就任されてからは、多くの書籍を発表、テレビや雑誌をはじめとする多数のメディアに出演されるなど、ご活躍されています」

➁本日のテーマと趣旨の発表
「本日は『○○』と題し、○○についてお話いただきます。それでは拍手でお迎えください。○○様です、どうぞ!」

③質疑応答
「〇〇様、とてもためになるお話しをありがとうございました。それでは質疑応答に移りたいと思います。質問のある方は、手を挙げてお知らせください。それでは、前から〇列目の茶色のスーツを着ている方、ご質問をどうぞ」(マイクを渡す)

【オンラインの場合】
「〇〇様、とてもためになるお話しをありがとうございました。それでは質疑応答に移りたいと思います。質問のある方は、画面の挙手アイコンをクリックしてお知らせください。それでは、〇〇さん、ご質問をどうぞ。ミュートにされていれば解除をお願いします」(ミュート解除を促す)

③結びの言葉
「○○様、ありがとうございました。皆様、今一度大きな拍手をお送りください」

4.安全宣言

①安全宣言を行う人物の紹介
「続きまして、安全宣言に移りたいと思います。安全宣言委員会委員長〇〇が行いますので、会場の皆様はしおりに記載してあります安全宣言をご覧ください。それではお願いいたします。」

5.閉会式

①閉会式開始の言葉
「これより、令和○○年度(会社名)安全大会閉会式を開催いたします」

➁閉会挨拶を行う人物がいればその人物紹介
「閉会に際しまして、主催者である○○よりご挨拶させていただきます」

③閉会の言葉
「以上をもちまして、令和○○年度(会社名)安全大会を終了させていただきます。本日は誠にありがとうございました。」

司会進行する際の注意点

安全大会をスムーズに行うために、司会者はどんなことを心がけたらよいのでしょうか。講習会やセミナーの司会進行について、注意点を見ていきましょう。

講師の肩書によって呼称を変える

講演会に登壇する講師は、企業の取締役や医師、政治家、タレントなどさまざまです。呼称は講師の肩書きによって変えるようにしましょう。

たとえば、企業の取締役などを紹介する場合には「名前+取締役(役職)」、医師や政治家であれば「名前+先生」、タレントの場合は「名前+様」、落語家であれば「名前+師匠」といった具合です。呼称に迷う場合には、講演会社やエージェントに相談するなどして、失礼や誤解を与えない呼称を使用しましょう。

講師のプロフィールは最新のものを使用する

講師の紹介に使用するプロフィールを作成する際、多くの人は、インターネットや書籍から情報を得ていることでしょう。

プロフィールの作成で1つ注意したいのは、最新の情報を使用すること。ホームページから情報を得るのであれば、最終更新日時を、書籍なら出版日を確認しましょう。可能であれば、エージェントや所属事務所にプロフィールを確認しておくと安心です。弊社では講演前に最新プロフィールをお渡ししています。

司会者はスーツなどフォーマルな服装で

司会者は参加者からの注目を一身に集めます。参加者に不快な印象を与えないよう、身だしなみには注意しましょう。会場の雰囲気にあわせた服装を選ぶことができればベストですが、悩んだ場合はスーツなどフォーマルな服装が無難です。また、服装だけでなく、髪型やメイクにも気を配るなど、清潔感のある身だしなみを心がけましょう。

話すときは聴講者の方を見てはっきりとわかるように

イベントの参加者は、司会者が何を言っているかわからないと不安になったり、不快な気持ちになったりします。司会者は聴講者のほうを向き、ゆっくり、はっきりと話すようにしましょう。

台本を用意しているとどうしても目線が下を向きがちになります。下を向いてばかりだと声が聞き取りづらくなり、見た目にも暗い印象を与えてしまいます。スピーチの要所では顔を上げ、参加者のほうを向くようにしましょう。

安全大会などのイベントは、司会者の進行が成功を左右します。事前の準備を万端にして臨みましょう。
また、弊社では司会のご紹介もしています。司会に困った時はお気軽にご相談ください。

安全大会はコロナ禍でも開催が可能です!

安全大会は、年に一度、社員と協力会社が安全を再確認しあい、一致団結して安全対策を行っていく上でも重要な催事です。コロナ禍で通常のような大人数での開催は難しいですが、弊社では参加人数を減らして一部をオンラインで行ったり、接触をさけて完全にオンラインでやる方法など多彩な代替プランを用意しております。
まずはお気軽に問合せフォームよりお問い合わせください。

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