年間約４０００件ご講演会をお手伝いさせていただいている弊社ですが、多くのお客様とお話させていただく中で、実際の開催時に「これが困った」というご相談をいただくこともしばしばございます。
今回は、ご講演をご計画のお客様からよくお伺いする「ちょっと困った」「これが心配」といったことに関して、弊社のバックアップ体制をご紹介させていただきます。
CASE1 講師事務所との連絡がうまくいきません！
講師に発生した不測の事態に限らず、
秘書やお付きの方の状況により、突然ご連絡が途絶えてしまったり…
担当者が変わってまたゼロから説明しなければならなかったり…
緊急事態なのに事務所の誰とも連絡がつかなかったり…
ご主催はご苦労も多いと存じます。弊社ではお客様担当者が不在の場合に備え、下記のような体制を整えております。
■データベースで一元管理
すべてのコンサルタントが確認できるデータベースをご用意しております。
講師の情報を共有しているのはもちろん、日付・講師名をお伝えいただましたら、ご開催会場や交通ルート、講演準備に関する項目などの確認も可能です。お急ぎの際は、ご遠慮なくお問合せくださいませ。
■休日・時間外の緊急連絡
講演会の万一の事態に備えて、原則として、午前８時３０分から午後２時まで緊急対応スタッフを配備。時間外は留守番電話での対応となりますが、その日の緊急対応用番号をご案内しておりますので、担当者までお尋ねください。
CASE2 突然のキャンセルを打診されてしまいました！
講師の急病、事故、まさかのダブルブッキング、万が一の事態を考えると…ご担当者様は気苦労が絶えませんよね。
実際弊社でも、ご依頼後に講師が不測の事態などによって出講できなくなることはございます。
■代替講師の手配
近郊講師（交通トラブル等で予定していた講師が移動不可能な場合）、類似テーマの講師など代替講師を派遣について、主催者様とご相談の上、至急対応いたします。
過去、前日・当日に緊急事態により代替え講師をお手配した実績がございます。
CASE3 当日、講演者が道に迷ってしまいました！
ご講演会開催時は、会場でのお客様対応もお忙しくなるもの。駅や空港までまでお迎えに行けない場合もございますよね。
そのような場合、心配なのが、最寄の駅や空港から無事会場に来てくださるか。
初めての土地で思ったより駅から時間がかかってしまったり…
乗ったタクシーの運転手が不慣れで別の道に行ってしまったり…
さまざまなケースが想定されます。
■ご到着時間は余裕をもって
会場入りは、駅/空港からの距離、交通渋滞等を鑑み、講師とご相談のうえ余裕を持った時間に設定しております。
■地図をご案内
会場でのお待ち合わせをお願いする場合には、ホテル・ホールなどおおやけにアクセスマップがある会場でなくとも、弊社では必ず会場周辺地図を講師にお渡ししております。
弊社では、上記のように、常に「もしも」を想定し、バックアップ体制を整えております。ご計画の際は、ぜひ一度システムブレーンにご相談くださいませ。
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