弊社のオンライン講演で普段使用しているZoomミーティング。
いろいろと機能がありすぎて、どれを使うか迷ってしまいます。
私が初めて担当したオンライン講演でも、いろいろな機能を使用しました。
その上で、役に立った機能、使いきれなかった機能がいくつかありました。
その経験から、機能の使分けのコツ、また機能の選び方について解説いたします。

官公庁・公的団体・福祉団体 担当 谷口 誠一

■目次
講演テーマ: 私は創造的でありたい~人生100年時代を生きるということについて~
講師   : 若宮正子 様
主催者  : :Tハローワーク 様
開催日時 : 2020年10月下旬
講演時間 : 1時間半
聴講者人数: 約30人
使用ツール: Zoomミーティング
講演タイプ: C. 講師から個別視聴者へ生配信

主催者様も自分も初めてのオンライン講演

今回の主催者様は、Tハローワークさまで、55歳以上のシニア向けに新規就業応援セミナーをやりたいということで、2020年3月上旬にリアル開催を目指して企画をしていました。
ところが、新型コロナウイルスで非常事態宣言が出され、リアル開催を9月に延期することになりました。
9月が近づいてきてもコロナ禍が収束する気配がありません。そこで、主催者様からの要望でオンラインに切り替えることになりました。
当初から講師は若宮先生と決まっていまして、オンライン講演をリクエストしたところ、問題なく了承がいただけました。

とはいえ、私も主催者様もオンライン講演は初めてです。そのため、まずは自分がオンライン講演のやり方やZoomの扱い方を知らなければと考え、オンライン講演に長けたスタッフからZoomミーティングの使い方を教わったり、他のスタッフが担当するオンライン講演に参加したりしました。
実際にスタッフと模擬講演を行うことで、何とかZoomというものを使いこなせるようになりました。

 最初の課題は「参加者がどの機能を使うか」

Zoomミーティングにどのような機能があるということがわかったところで、主催者さまとの打ち合わせに望みました。主催者さまも初めてであるため、事前にZoomの勉強をされていたようです。
最初にどの機能を使うのか、ということについてすり合わせを行いました。

Zoomミーティングには、オンラインで話せるだけではなく、画面共有やホワイトボード、投票やブレイクアウトルーム機能など、さまざまな機能があります。それらの機能を全て使い分けることができれば、さらに講演も効果的に行えるかもしれません
しかし、今回の聴講者は55歳以上のシニアの方。インターネットやスマートフォン・PCの使い方が慣れていないことも想定されます。

私の方でもグループ分けができるブレイクアウトルームの使用も提案してみましたが、主催者様から「参加者(聴講者)の機能はできるだけシンプルなものに」という要望もあり、投票機能とチャット機能のみに絞りました。

投票機能は、事前や事後に聴講者に対してアンケートがとれる機能です。事前に、講演テーマに合わせて、どれだけ聴講者がインターネットを使用し、理解しているのかについて、「国勢調査でインターネットを使用したか」「5Gについて知っているか」などの質問で実態調査を行いました。その上で、より聴講者にそった内容で、講演を進めることができました。

チャット機能は質疑応答の際に使用しました。今回は、聴講者の顔出しNGということもあり、チャットで質問をいただくことにしました。聴講者にとって、音声ではなく、チャットという形でしたので、気兼ねなく発言できたようで、質問も活発に行われていました

ホストが使った機能について

また、今回は私と若宮先生が共同ホストとなり、講演を進めました。私たちが使用した機能は以下の3つです。

  • 画面共有…講師のPCで開いている資料を他の参加者の画面にも投影できる機能です。若宮先生に画面の共有を行っていただきました。
  • 参加者(聴講者)の待機室機能…参加者が入る際に待機室で一旦待っていただき、名前を確認してからメインルームに入室を許可するようにしました。
  • カメラのスポットライト機能…話をしている方にスポットを当て、全ての参加者のビデオにその人だけを表示させる機能です。私の方で、講師や回答する参加者など、適宜スポットの切り替えを行いました。

カメラのスポットライト機能は、カメラのスイッチングのような機能で、ホストがスポットを当てたい相手だけを選んで、メインに表示させることができます。話をする人が自動的に大きく表示されるスピーカービューとは異なり、こちらは手動でスイッチングを行えばなりません。しっかりとした台本があったこと、また小人数であったこともあり、問題なく使い分けることができました。

何度も重ねた打ち合わせ 講演前日には参加者入りのリハーサルも

主催者さまも私もオンライン講演が初めてというこもあり、今回はいつもより増して打ち合わせを行いました。実際に主催者さまとZoomの機能を使ってリハーサルを3回ほどさせていただき、さらに講演前日には参加者の皆様にも入っていただき、入室のリハーサルも行いました
参加者入りのリハーサルでは、入り方がわからず戸惑っていた方もいらっしました。その方はスマートフォンを利用していたのですが、スマートフォンでZoomを使用するためには事前にアプリをダウンロードしなければなりません。ダウンロードし忘れたために入室できなかったことがわかり、その場でダウンロードしていただきました。

このような入念なリハーサルのお陰で、当日、参加者の方々はスムーズに入室できたようです。
また、今回は主催者さまの方でしっかりと台本を準備されていました。当日は台本通りに進行し、大きな問題もなく終了することができました。

次回のオンライン講演でのトラブル

Tハローワークさまの講演も無事に終了でき、その2週間後に、今度はI社会福祉法人さまのオンライン講演が決まっていました。今回の主催者の方がZoomに慣れていること、また聴講者が30~40代で比較的若かったこともあり、打ち合わせは1回のみで、Zoomの機能も前回と同じものを使用することになりました。
講演は無事に進行し、このまま何事もなく終わるかと思っていました。

ところが、質疑応答の時間となり、ちょっとしたトラブルが起きました。
今回は、参加者が100人以上いる上に、同じ事業所から1つのPCで複数人が参加しているところもあります。そのため、質疑応答が始まると、どなたが発言しているのか探すのに戸惑い、スポットのスイッチングが遅れるという事態が発生しました。発言者の話が終わるころにやっと探し当てて、スポットを当てたと思ったら、また次の参加者が話し出し…という状況で、スイッチングがうまくいきません。
司会者の方が機転を利かして、発言する際は挙手マークを使う、声に出して司会者の許可が出てから発言するなど、発言のルールを案内していただいたお陰で、何とかその場を収めることができました。

一度うまくいった機能が、次回使えるとは限りません。

今回のような大人数の場合は、自動的にスポットがスピーカーに切り替わるスピーカービューを使用すればよかったと、後々反省しました。

このことがあり、その後は、オンライン講演を企画する際、参加者の人数や対象者の年齢、講演の目的によって、使う機能を選び、提案するようにしています。

Zoomの機能を選ぶ際には、

  • 主催者が何をやりたいのか
  • どんな講演内容なのか
  • 参加者をどこまで巻き込むか(ワーク、対話、質疑応答の可否)
  • 参加者のZoomに対する経験値がどれくらいあるのか
  • どれくらいの人数が参加するのか

などの観点から選ぶ機能を選ぶことをおすすめしています。
あれもこれもと欲張ると、その機能を使いこなせず失敗する可能性もあります。

まずは使いたい機能を書き出しておき、本当に必要であるかを検討してから、最終的に必要な機能のみに絞り込むことも重要です。

初めてのオンライン講演ではなおさらのこと、使う機能を絞ることも大事なポイントとなります。どの機能を使うか迷ったら、お気軽にお問い合わせください。全力でサポートさせていただきます!

【この記事を書いたスタッフ】

谷口誠一 たにぐちせいいち
バイクや自転車を整備・レストアしたりと機械いじりも長年続けていますが、現在、一番はまっているのは走ること。ハーフ、フル、ウルトラマラソンなどさまざまな大会への参加や、野山を駆け回るトレイルランニングなど、誘われるままいろんな所に出没します。いずれはトライアスロンにも出たいなぁと練習と準備をはじめています。
私のミッションは「お客様に笑顔と感動を!」。一つひとつていねいに対応させて頂きますので、何でもご相談ください!

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