弊社のオンライン講演で利用される配信ツールで、Zoomについで次に多いのがMicrosoft Teamsです。
Microsoft Teamsは、マイクロソフトが提供するMicrosoft 365のアプリケーションの一部で、よくweb会議などに利用されています。
最近では、Microsoft Teamsを使ってオンライン講演を行うケースも増えてきました。
今回はこのMicrosoft Teamsを使ったオンライン講演(ウェビナー)のやり方と使い方を解説します。

■目次

Teamsの「web会議」と「ライブイベント」の違い

Teamsには「Microsoft Teams」には「web会議」と「ライブイベント」の2つのツールがあります。
「web会議」はその名の通り、会議の使用を想定し、双方間のやりとりが強化されているツールです。それに対し、「ライブイベント」は、大人数のオンラインイベントを想定し、テレビ放送のような一方的な配信に特化しています。

大きな違いとして、情報を発信できる人が誰なのか、最大参加可能人数、リアルタイム性といった点があげられます。

「web会議」では誰でも話すことができ、情報発信が可能です。一方、「ライブイベント」では、開催者もしくは発表者として指定された人のみが情報を発信できる仕様になっています。

また参加可能最大人数も「web会議」は250人までなのに対し、「ライブイベント」は1万人までと大きな差があります。

そして気をつけたい相違点としては、リアルタイム性が異なる点です。
「web会議」ではリアルタイムで相手伝わりますが、「ライブイベント」ではストリーミング配信なので数秒から10秒程度遅れて相手に伝わります

「ライブイベント」では、講師が質問を投げかけて即座に参加者に答えてもらうといった双方向的なやりとりができないため、あくまで講義型のような一方方向型のセミナー向けといえます。

どちらのツールを使うべきか?

前述の通り、「web会議」は双方向型、「ライブイベント」は一方方向型に向いています。例えば、オンライン研修やレクリエーション、少人数の講演では、質疑応答を始め、相手の顔を見ながら講演を進めたり、相手の挙動を見ながら手ほどきする場面も考えられます。そのような場合は、講師も参加者も互いにビデオ通話できる「web会議」の方が使い勝手がよいでしょう。

一方で、大人数が参加するセミナーや一方方向の講義型である場合は、「ライブイベント」が向いています。「ライブイベント」は数秒後に受信するというタイムラグが発生しますが、逆に10数秒戻って再生することもできます。聴講者は、見逃した部分を逆送りして再生できるメリットもあります。

弊社でも、大人数のオンライン講演・セミナーは、この「ライブイベント」を使用して行われることが多くあります。次の章では、「ライブイベント」でのスケジューリング方法について解説していきます。

Teamsライブイベントでウェビナーの開催を設定する

こちらでは「ライブイベント」でオンライン講演(ウェビナー)を開催する際の設定方法についてご紹介します。「web会議」は無料で利用可能ですが、「ライブイベント」は有料会員のみのツールとなります。有料会員にアップグレードしておきましょう。
また、社外から参加者を招待する場合は、事前に「Microsoft Teams管理センター」にアクセスして、社外の参加者が参加できるように設定しておく必要があります。
Teams 管理センター」の左側のメニュー「会議」➡「ライブイベントのポリシー」をクリック。「スケジュールされたライブイベントに参加できるユーザー」を 「全員」に変更します。

【オンラインイベントをスケジュールする】

  1. Teamsアプリケーションの「予定表」 の 「新しい会議」から、「ライブイベント」をクリック。
  2. 次にイベントのタイトルや日時などの詳細情報を入力。また、イベントで発表する講師を、「発表者を招待します」の部分に講師のメールアドレスを加える。「発表者」は「開催者」にすることもできます。設定が終わったら、「次へ」をクリック。
  3. 「ライブイベントのアクセス許可」の画面で参加者が社内のみであれば「組織全体」、社外からの参加者がいる場合には「パブリック」を選択した後、「スケジュール」をクリック。
  4. 次のページにある「出席者のリンクを取得する」をクリックするとリンクを取得できるので、ウェビナーの参加者にURLを送信する。

開催設定時のオプション

アクセス権限、レコーディング権限など、ライブを作成する際にオプションで設定する項目があるので、それらも選択します。
アクセス制限については、「すべてのユーザー」「組織内のすべてのユーザー」「特定のユーザーまたはグループ」のなかから選ぶことができます。
レコーディング権限については、Teams で作成されたオンライン講演にのみ適用できます。
「常に録画」「録画しない」「開催者が録画可能または不可」のなかから選択してください。
また、チャットでの質疑応答機能を使う場合には「Q&A」にチェックを入れます。

当日の開始方法

イベント当日の開始方法をご紹介します。


▲公式サイト:Microsoft Teams ライブイベントの使い方 Part 2(本番当日準備編)より

  1. まずはイベントの開催URLをクリックして、入室。
    入室すると、左手にキュー枠、右手にライブイベント枠が表示される。選択したコンテンツがキュー枠に表示され、配信をスタートさせることで、選択したコンテンツがライブイベント枠に表示されるようになっている。
  2. 「キュー」にコンテンツを追加する。追加するのは、講師の映像だけではなく、パワーポイントの資料なども追加することが可能。
  3. 追加したら、「ライブ送信」をクリックすると「キュー」が有効になる。正常な状態だと「ライブイベント」の枠内にプレビュー画面が表示される。
  4. 確認後「スタート」をクリックすると、「ライブイベントをすぐに開始してよろしいですか」と表示されるので、「続行」をクリックして、配信をスタートさせる。

Q&A機能の使い方

Q&A機能は、イベント中に開催者(主催者)や発表者(講師)にチャットで質問をすることができます。この機能を使うためには、イベントをスケジューリングする際に、『ライブイベントの生成方法』で「Q&A」にチェックを入れておく必要があります。
【使い方】

  1. 画面の右上にある「Q&A」アイコンをクリック。
  2. 「ライブイベントのQ&A」からチャット欄に必要事項を記入する

受講者の参加方法

受講者はPCやスマートフォンでライブベントに参加することができます。
PCで参加する場合は、既定ブラウザから参加できます。参加するには、開催者から送られてきた参加URLをクリックします。「Microsoft Teams でライブイベントを見る」をクリックすれば、入室できます。

スマートフォンでは事前のアプリのダウンロードが必要です。アプリケーションのストアから「Microsoft Teams」というアプリをインストールし、アカウントを設定します。
そのうえで開催URLをタップすると配信を視聴することができます。

弊社ではTeamsでのオンライン講演(ウェビナー)にも対応

弊社では、自社で使っているツールを使いたいという主催者様も多いため、Zoomを始め、今回紹介したMicrosoft TeamsやGoogle Meetなど、さまざまな配信ツールでオンライン講演をサポートしています。オンライン講演の運営からスタジオ手配、編集、配信まで一貫してサポートすることができます。ご相談は無料となっていますので、お気軽にお問い合わせください。

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