【SBスタッフ事例レポート第28回】
やむなく中止をしていたリアル講演の開催！3年ぶりの運営補助に

先日、3年ぶりとなる主催者様のリアル講演の運営補助に行ってまいりました。
コロナ禍以降、オンライン講演の運営補助を多く担当しておりましたが、今回は現地にお伺いしてのサポートでした。
本案件は地域活性の一環として〇市で開かれた記念講演会で、元金メダリストの柔道家・野村忠宏さんが登壇されました。リアル講演で弊社がサポートしている内容、そして当日の様子についてお伝えします。

自治体・医療福祉・公的団体・学校・PTA・教育委員会チーム

■目次

• 実に3年ぶりの開催！リアル講演の運営サポート
• オンラインとリアル、運営サポートの違い
• 感染対策も怠らずに
• 当日のサポートの様子
• 野村さんが熱く語った「折れない心」
• 久々の緊張感に心が引き締まった時間

実に3年ぶりの開催！リアル講演の運営サポート

今年(2022年)3月に入って、まん延防止等重点措置が解除されると、ようやくリアルイベントも町のあちこちで開催されるようになりました。弊社でも、それまでオンライン開催が主流でしたが、2022年7月現在は、リアルが8割、オンラインが2割と、コロナ禍以前の状況に戻りつつあります。

本案件の主催者様は、毎年ご依頼いただいているところで、現地の運営もスタッフが少人数ということもあり、サポートさせていただいています。2020年、2021年に、コロナ禍で一旦キャンセルとなった案件でしたが、再依頼されました。今回も現地での運営サポートをご希望されました。3年ぶりの運営サポートでしたので、開催されることを私も楽しみにしていました。

講師は1996年のアトランタ、2000年のシドニー、2004年のアテネオリンピックで3度の金メダルに輝いた柔道家の野村忠宏さん。著名な方とあって、120席の募集に170名ほどの申込みがあったそうです。本来ならば、会場は250名以上収容できるのですが、感染対策のため、収容人数の半数となりました。来年は、通常通りに戻ることを祈るばかりです。

オンラインとリアル、運営サポートの違い

オンライン講演の運営サポートについては、何度もレポートしてきましたが、リアルの運営リポートは久しぶりということで、まずは、どのような違いがあるか、ご説明します。

大きな違いはサポート拠点の違いです。オンライン講演では弊社の大阪・東京スタジオから行うことがほとんどですが、リアルの場合は開催会場まで赴きます。サポート内容は、オンライン講演ではZoomの操作補助、リハーサル、進行補助、配信会場の手配などで、リアル講演での現地サポ―トでは主に講師のアテンドを行い、必要があれば運営の補助にも対応しています。

【オンライン講演サポートとリアル講演サポートの違い】

	オンライン講演サポート	リアル講演サポート
サポート場所	大阪本社・東京本部などの遠隔地	各会場
サポート内容	・Zoomの操作補助 ・事前打ち合わせ ・配信・進行補助 ・配信会場の手配 ・動画編集　　　など	・講師のアテンド ・必要に応じて運営補助　　など

事前準備として、印刷物のチェックと、講師を紹介するためのプロフィール作成、当日使用する動画や投影資料の手配を行いました。その間、何度か主催者様より、講師の野村さんに対して要望や質問をいただきましたが、講師の野村さんはお忙しい方ですので、できるだけ一度にまとめてお伺いするようにしました。質問をいただいた順番でバラバラとお聞きしたならば、講師側にもお手間をかけてしまいますし、何か見落とす可能性があるかもしれません。そのため、私はなるべく講師とのやりとりは「簡潔・最小限」を心掛けています。

感染対策も怠らずに

「まん防」は解除されたものの、新型コロナウイルスの感染者数は未だ落ち着かず変動しています。そのため、気を引きしめて感染対策に臨まれたようです。本案件では以下の感染対策を実施しました。

• 演台の前にアクリル板を設置
• 席の間は一席ずつ空ける
• 手洗いの励行及び消毒
• 会場に入ったら全員マスクを着用、大声は出さない
• アルコール消毒液の設置　など

当日のサポートの様子

当日、私は開催の2時間前に会場に入り、主催者様と全体の流れや講師への要望事項などの確認を行いました。本案件は、3年前にも一度、運営サポートに入らせていただきましたが、その時の担当者の方もいらっしゃって、久しぶりに会うことができ、主催者様も喜んでくださいました。オンライン講演では「ちゃんとつながるかどうか」という不安がありましたが、リアル講演では、講師と主催者様のパイプ役となるので、講師到着までにまた違う緊張感があります。

本件は講演前に動画を流すのですが、今回は動画の再生を担当することになりました。

講師の野村さんは開催1時間前に到着されました。通常、講師の方々は講演に向けて集中されているため、控室へのご案内の際も、集中の邪魔にならないように、過剰なおしゃべりは避けるようにしています。

講師と主催者様、ご両者を引き合わせる際も緊張感が走りますが、和やかな雰囲気で、挨拶は終わりました。主催者様より、記録用の撮影と子どもたちへのサイン等を希望されていたので、そちらの件についてお願いし、快く応じていただきました。

野村さんが熱く語った「折れない心」

時間通りに講演が始まり、私の方で野村さんの選手時代の足跡を簡単に紹介した5分程度の動画を再生しました。動画が終わると、野村さんが登壇され、会場は割れんばかりの拍手に包まれました。

講演では、弱かった子どもを金メダリストにまでした恩師との出会いや、ケガをしても柔道を続けることができた「心の持ちよう」などをお話しいただきました。勇気と元気をいただける内容で、野村さんが講演後半に3つの金メダルを披露した際は、会場も大いな盛り上がりを見せました。

久々の緊張感に心が引き締まった時間

リアル講演サポートは久々で、現場の緊張感や臨場感も新鮮なものがありました。講演後には、主催者様から、「もう、何年もお世話になっているので、当方の事情もよくご存じで話のやり取りも非常にスムースに運び、当日も1名来館のうえ、サポートしていただき助かりました」というお言葉をいただきました。

現場サポートは講師アテンドが主要な業務となりますが、講師によってはさまざまな制限や趣向があるため、それらの内容を正確に把握し対応する必要があります。また、講師の方々が講演だけに集中できるよう、主催者様とのやりとりや調整など私たちが出来ることはできるだけやるようにしています。

私たちの仕事は、「講師を紹介して終わり」ではありません。主催者様と講師の方々が最高の講演・セミナーを実現できるよう、両者を支援し、調整役としての役割もあります。

これこそが弊社の価値であり、今後大切にしていかなければならない業務だと思っています。これからも心に残る講演・セミナーを実現できるようにチーム一同サポートしていく所存です。

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