【SBスタッフ事例レポート第33回】
主催者様のご不安とご負担を減らすことに成功したハイブリッド配信

オンライン講演サポートを始めて3年が過ぎますが、ときに別な業者と連携して運営を行うことがあります。複数の業者を使用する場合、主催者様にとっては、どの業者がどの業務を行い、どのように連携して運営していくのか、連絡調整に手間がかかることが多々あります。
今回の案件は、以前より撮影サポートを依頼していた地元のウェビナー業者に加え、弊社に配信運営サポートを依頼することになりました。

複数の業者に依頼したため「どのようにしたらよいかわからない」と主催者様からのご相談を受け、急遽そのウェビナー業者と連絡をとり、調整を行うことになりました。

そのときの様子と複数の業者に依頼する際の注意点についてお伝えします。

官公庁・医療福祉・学校チーム

複数の業者に依頼することになった背景

本案件の主催はN福祉団体様。介護職員向けの研修をオンラインで行いたいと、昨年(2022年)6月にお問合せがありました。職員の就業時間がまちまちであるため、できるだけ多くの職員に受講してほしいとのことで、ライブ＋オンデマンド(ライブ配信で録画したものは後日配信)のハイブリッド配信をご希望とのことでした。
講師は、私たちが毎年作成している「官公庁・福祉団体・学校向け講師ガイドブック」から、元芸人という異色の介護士、中村学さんをご指名されました。

ハイブリッド配信をご希望とのことでしたので、弊社のオンライン講演サポートプランもご案内させていただきました。弊社のオンライン講演サポートでは、ライブ配信の運営から動画の録画編集、動画配信プラットホーム「vimeo」にアップ、公開まで一連の作業を一括で引き受けております。弊社が作ったVimeoのサンプル動画を共有したところ、ぜひうちに依頼したいとご連絡いただきました。

ただ、これまで依頼していた地元のウェビナー業者にも話をしていたので、弊社に依頼する場合、どうやって話をつけていいかわからない、ということでした。

担当者の方も通常業務でお忙しいご様子でしたので、私の方から直接地元の業者に連絡をとり、経緯を説明しました。すると、今回の案件については、受講者が集合する会議室にスクリーン等を設置するだけと考えており、配信運営等も行う場合はさらに費用負担が必要になるとのことでした。
今回は予算も限られていると伺っていたため、主催者様に「地元の業者には機材設置のみを依頼し、弊社が配信補助を行った方がよいのでは？」と提案いたしました。すると、すぐに二つ返事をいただき、もう一方の業者と業務の連絡調整をするようにしました。

複数の業者に依頼する場合におすすめの方法

複数業者に依頼する場合、やはり一番手間のかかるのは連絡調整だと思います。
どこからどこまでをどの業者が請け負い、だれが主導で行うかなどの担当の割り振り、スケジュール調整等、主催者様にはさらなる負担がかかります。
そのため、複数の業者に依頼する場合、私がおすすめしている方法としては、連絡調整など面倒と思われることはできるだけ一方の業者に丸投げしてしまうことです。

私たちチームも、過去に何度か他の業者と協力して運営補助をしたこともあり、だいたいの流れや最良の匙加減というのもわかっています。「餅は餅屋」ではありませんが、そのあたりはプロにお任せした方が、ご自身の負担も減らせますし、無駄な気遣いも必要ありません。

オンライン講演の打合せから本番までの流れ

弊社の運営サポートは初めてのご利用でしたので、オンラインによる初回打合せをしました。当日の流れをすり合わせし、その中で以下の業務を弊社が担当することになりました。

【当日の運営】

• Zoomのミーティングルーム設定
• スポットライト操作
• オンライン講演の開始、終了、録画操作
• 開始画面と終了画面の作成

【ライブ配信終了後の支援】

• 録画した動画の編集
• Vimeoにアップ、パスワード付きの公開URLの発行
• 配信期間中の視聴数の共有

前述の通り、地元業者は、受講者がいる会場の機材セッティングのみで、運営補助はほぼ弊社で行ったことになります。

以前のレポートでも事前打ち合わせの必要性についてお話ししましたが、やはり事前打ち合わせがあるとないとでは大きな違いがあります。
事前打合せでは、リハーサルもかねているため、主催者様にとっても当日の様子がイメージしやすくなります。
当日は開始時刻の30分ほど前に開催ルームに入り、待機しておりましたが、主催者様も安心して参加されていたように感じました。お陰様でトラブルに見舞われることなく、順調に進行していきました。

そして何より中村さんの講演が素晴らしく、受講者の方から、同じ介護職として共感できる部分が大いにあったと伺っています。オンラインで参加の数名がビデオをオンにして参加されていましたが、とても熱心に聞いていらっしゃっていました。

受講生アンケートでは受講者満足度No.1に

講演終了後に、主催者様の方で今回受講された方々にアンケートを行ったようでした。その結果をいただきましたが、満足度は過去の研修の中で第1位だったとのこと。約95%の方が「満足」されたようで、主催者様の評価も10点満点中10でした。

主催者様から以下のようなお言葉をいただいています。

話し方、講演内容ともに途中飽きることなく集中して聞くことができました。アンガーマネジメントの手法だけでなく、現場の根底にある問題に気づき、対応する視点まで広げてお話いただき、お願いしていなかったのに「ああ、こういうことを伝えてほしかったんだ」と気付かされました。期待以上の素晴らしい講演でした。

次回開催へとつながった弊社への評価

弊社の評価についても、以下のような嬉しい感想をいただきました。

講師選定に悩んでいる時は、大変にありがたいです。パンフレットもわかりやすく、多くの講師陣から希望に合った方を選ぶことができました。
実施にあたっては、担当さんからきめ細かな支援をしていただき、準備段階の不安を取り除くことができ、大変心強かったです。

私たちは普段からなるべく主催者様の負担と不安を減らし、受講生に最大限の学習効果が得られるように尽力しております。まさに主催者様の感想には、私たちが目標としていた部分が表れており、大変嬉しく思いました。

中村さんの講演は、ライブ配信後、オンデマンドで1週間ほど配信しましたが、こちらも好評いただき、次回の開催依頼につなげることができました。
次回の案件では、今回の経験があったお陰で、少しの調整だけでスムーズに進行することができました。この継続案件についてはまた別の機会にレポートさせていただきます。

継続案件もお任せください!

私たちはこれまでも多くの継続案件に対応してきました。継続案件の最大のメリットは、主催者様と弊社のお互いのやり方が分かり合えているため、主催者様のご負担やお手間を省略することができることです。

他の業務と平行して研修企画を行っている主催者様も多くいらっしゃいます。私たちはこれからも主催者様のご負担を減らすために、120%のサポートを行っていきたいと考えています。本業が忙しくて、研修計画にまで時間がさけないという主催者様も、ぜひお気軽にご相談ください!

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