部下の「言いたいこと」を引き出せる上司になる！
プロの現役ライターが教える報連相のポイント
河野陽炎 こうのかげろう
ライター、コラムニスト想定する対象者
経営者や部門の長などで、
報連相の方法をルール化して、部下の報連相を促したいと思っている人
提供する価値・伝えたい事
忙しい業務の中で、ほかのスタッフに何かを伝えるとき、お客さまに伝えたいことがあるときに、できる限りミスなく、スムーズに伝えられる方法、文章の書き方
内 容
●社内での報連相をスムーズにするコツ
・報連相は本当に重要なのか、なぜ重要なのか？
・一般論ではなく御社にとって「なぜ」報連相が重要なのか？
・報連相がうまくいかないことで、どういうアクシデントがあったのか？
・情報整理と伝達のための「5W1H」の役立て方
・伝える側と伝えられる側の「心の情景」を一致させる
・緊急時、平常時などTPOに応じた伝え方
・職場リーダーが報連相を促すためにできること
「おひたし」って何？
・部下が発言しやすい環境づくりとは
「報連相の具体的なやり方」をルール化する
「こういう理由で報告が必要なんだ」と部下に伝える
●部下に伝えたいポイント１「誤解されない表現を心がける」
・文章のぜい肉を落とす
ぜい肉とは……長すぎる文章、多重敬語
・専門用語、職場独自の用語など新人には早く説明する
・方言や風習の違いが思わぬ誤解を起こすこともある
・情報の配置、配列を整理する
●部下に伝えたいポイント２「まずは文章全体の地図を作る」
・伝えたいことを一文でいうと何か？
イベント招待メール→イベントに来てください、融資申込書→お金を貸して欲しい
業務報告→今日の利益は○○円です
・伝えたい「一文」を伝えるには、どんな情報が必要か
例：業務報告「今日の利益は○○円です」
必要な情報は、売上の個数、仕入れの個数や金額、かかったコスト……
よりよい方法は、誰に売れたのか、何時ごろ売れたのか……
・集めた情報の中から「何を書くか」「何を書かないか」を選別する
情報量が多すぎて、分かりづらい・記憶に残りにくい文章になる場合も
●部下に伝えたいポイント３ 「何のために」文章を書くのかを常に意識する
業務報告も、社員個人の目標達成のためのものなのか？ 部署の業務を改善するためのものなのか？ などの目的をはっきりさせる
●部下に伝えたいポイント４ メール、電話を使う情報伝達で心がけること
・まずは「開封したほうがいいメールだ」と思ってもらうこと
・どんなメール、電話でも大切なこと
・伝えたいことを絞り込む（理想は1メール2件、1電話2件まで）
・初めに用件を伝える
・「よろしくお願いします」などあいまいな表現に頼りすぎない
・相手が「受け取ることができる状況」かどうか気を配る
・「今すぐ、すべてを伝える必要があるか？」を考える
PCなどでメールを読むのは意外に疲れるので、短めの文章を心がける
・返信は必要か、いつまでに必要かを必ず伝える
・「メールや電話が最善の方法か？」を必ず検討する
例：お詫びやクレーム対応などは、メールで行うとこじれる場合もある
根拠・関連する活動歴
ライター歴 10年以上
プロライターを目指す人のためのセミナー開催
