講演会を成功させるために、最初の関門となるのが案内状の作成です。どれだけ有益な内容の講演であっても、案内状を適切に作成できていなければ参加者を集めることはできません。
今回は講演会の案内状を作成するうえで知っておきたいコツを、講演会担当実績弊社ナンバーワンの「講演会マスター」が伝授します。そのまま使えるテンプレートもご用意しているので、講演会企画担当者の方はぜひご活用ください!
案内状の役割
「案内状」とはその名のごとく、講演の開催に関する情報を提供し、参加するように促す書状のことです。
そのため、案内状には、講演会の目的や講師、講演テーマ、日時・場所等の詳細を知らせるとともに、読んだ人が思わず参加してみたいと思うようなものでなければなりません。次の章では、参加者の心を引きつける講演会の案内状作成のコツをご紹介します。
参加者の心を引きつける案内状作成のコツ
参加者の講演会に対する第一印象は、案内状で決まります。そのため作成の際には、視覚的なデザインに加えて、以下の4つの点に注意しましょう。
- テーマ・日時をわかりやすく記載する
- 講演者情報を記載する
- 講演会の参加メリットを明記する
- 送付時期は1カ月前までに
それぞれ詳しく解説します。
テーマ・日時をわかりやすく記載する
案内状に入れる要素として、基本となるのがテーマと日時です。「いつ、何の講演会があるのか」を参加者に明確に伝える必要があります。この2つに加えて、リアル(集合型)の講演会の場合には開催場所を、オンラインの講演会の場合には使用ツールと開催URLを明記しましょう
講演者情報を記載する
参加者は講演者によって講演会の質を判断します。著名人や華々しい実績のある講演者であれば、時間を割いてでも話を聴きたいと考えるでしょう。そのため講演者の氏名や肩書きはもちろんのこと、参加者を惹きつける経歴・実績もわかりやすく記載しておきましょう。また講演者の顔写真を載せることで、安心感や親近感も生まれます。
講演会の参加メリットを明記する
案内状を作成するときに見落としがちなのが、参加メリットのアピールです。メリットは参加者の心を動かし、申込みのアクションへ導くために、最も重要な要素となります。この講演会に参加することでどんな知識が身につくのか、どんな問題が解決するのかを具体的に記載しておきましょう。
送付時期は1カ月前までに
講演会の案内状をいつ送ればいいのかわからないという担当者の方も多いでしょう。案内状は講演会の1カ月前までに送付するのがマナーです。早めに開催を知らせることで、参加者がスケジュールを調整しやすくします。ただし送付時期が早すぎると、参加者に講演会の予定を忘れられてしまう可能性もあるので注意しましょう。
講演会の案内状のテンプレート
講演会の案内状を作成する際はテンプレートの活用がおすすめです。特に講演会を複数回主催する予定があるとき、案内状や案内メールの例文を手元に置いておくと、部分的に変更するだけで繰り返し使用でき、作業を効率化できます。
ここではリアル(集合型)開催とオンラインでの開催、シーン別に2つのテンプレートを紹介します。特に新型コロナウイルスをきっかけとしてオンライン講演会（ウェビナー）の人気が高まっているため、案内メールのテンプレートを保存しておくと今後活用の機会が増えるでしょう。
リアル開催での案内状テンプレート
20〇〇年〇月〇日
〇〇様（宛名）
［主催者名］
(講演会名)開催のご案内
拝啓 （時候の挨拶）、皆様におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。さて、このたび[主催者名] が主催する講演会［テーマ］のご案内でご連絡させていただきました。
この講演会では、[テーマ] に関する最新の情報やノウハウを、[講演者名] 様にご講演いただきます。
[講演者名] 様は、[講演者の経歴や実績] など、[テーマ] に関する豊富な経験と知識を有しておられ、この講演会にご参加いただくことで、皆様には[参加メリット]していただきたいと思っております。 ぜひこの機会に、[テーマ] に関する有益な情報を学んでいただければ幸いです。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。講演会の詳細は下記のとおりです。
記
【テーマ】「［テーマ］」
【講師】［講演者名］【開催日時】[日付] [時間]［受付開始時間］
【開催場所】［会場名］[住所]［アクセス］【参加費】[金額] or参加費無料
【申し込み方法】[電話やメールやウェブサイトなど]
【申し込み締め切り】[日付]
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
オンライン開催の案内状テンプレート
件名: 〇〇講演会開催のお知らせ
〇〇様（宛名）お世話になっております。
このたび[主催者名] が主催するオンライン講演会[テーマのご案内でご連絡させていただきました。この講演会では、[テーマ] に関する最新の情報やノウハウを、[講演者名] 様にご講演いただきます。
[講演者名] 様は、[講演者の経歴や実績] など、[テーマ] に関する豊富な経験と知識を有しておられ、この講演会にご参加いただくことで、皆様には[参加メリット]があります。ぜひこの機会に、[テーマ] に関する有益な情報を学んでいただければ幸いです。
講演会の詳細は以下のとおりです。
【内容】［テーマ］
【開催日時】
【日付]（[曜日]） [時間]
【参加費】[金額] or参加費無料
【申し込み方法】[電話やメールやウェブサイトなど]
【申し込み締め切り】[日付]ご不明点がございましたら、下記メールアドレスまでお気軽にお問い合わせください。
担当者メールアドレス：〇〇＠〇〇
〇〇様のご参加を心よりお待ちしております。
以下もあわせてお読みください。
簡潔でわかりやすい案内状やチラシを作成することで、講演会により多くの参加者を呼び込むことが可能です。講演会を成功に導くためにも、案内状作成のポイントを押さえておきましょう。
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