いざ本番が近づいて… 天候情報のチェック

台風 飛行機春夏秋冬、風景や味覚、五感で楽しめる日本。一方で、台風、雪など、天候状況が生活や仕事に与える影響も大きいものです。弊社がお手伝いするご講演会も多分に漏れず。ご主催にとって、天候悪化は不安材料のひとつですよね。

10月のとある日。いよいよ開催が近づき、待ち合わせの確認、会場準備など順調に進んでいた開催5日前。弊社コンサルタントは、ネットニュースをチェックしていて、台風が近づいていることを知りました。

毎年台風時期を経験する私たちにとって、天気予報や交通状況をチェックするのは習慣となっています。
「台風が近づいている。もしかすると、移動日に直撃するかもしれない・・・」
講師の多くが東京起点であり、羽田空港発着便の影響を大きく受けます。

今回の講演会は、北陸の県内外からも市民の皆様を広く集める大きなイベント。
まずは、ご主催に情報共有、そして、現地の状況と開催予定について確認しました。

台風情報・交通情報の収集、講師との連絡は弊社コンサルタントが責任を持って行いますので、ご担当者様は、ご主催・受講者様の安全を第一に考えご決断ください。どのタイミングで、最終判断を行うか、SB担当者から確認させていただきます。

複数代替案のご提案

このときは幸い、開催当日は台風が抜けそうだったため、開催の方向でまとまりました。そこで、弊社コンサルタントから、すぐに交通の複数代替案をご案内し、優先順に講師とご相談を進めていきます。
◎前日に1便でも早く移動する
◎前日に電車を乗り継いで移動する
◎当日いずれも動かなかった場合の、当日朝イチの便で移動

弊社コンサルタントは最悪の事態を想定したうえで、複数の交通手段・時間のパターンをご用意いたします。随時、ご主催・講師と共有し、どちらにもご協力いただきやすいものを優先して調整いたします。

直前まで対応いたします

金曜までに、ご主催・講師とも、交通に関して判断のタイミング、優先順を確定し手配変更のお約束を進めました。ご開催は日曜、講師の移動は土曜です。金曜日までの間、台風進路や交通機関への影響(予測)を念入りにお調べした上で、土日の出勤担当者に引継ぎを行いました。いよいよ、ご移動の当日。朝から担当者がフライト情報をチェック、リアルタイムで、コンサルタント含め各関係者へ共有していきました。
無事、当日早めのフライトが飛行できることなり、講師は前日に現地到着することができました。

不測の事態の場合、宿泊・交通の手配・変更・取消についても、ご主催・講師・弊社コンサルタントで相談の上、可能な範囲で弊社にて手配・変更・取消を行います。また、講師にも変更、立替、払戻までご協力いただいております。

当日を楽しみにしている地域の皆様がいらっしゃるイベント。ご主催の担当者様が、お客様に集中して、おもてなしできるよう、天気・交通の確認、講師との調整は、私たちが責任をもって進めさせていただきます。実際に、講師がひとつの講演を終えるまでには、「公共交通機関」「道路状況」「ホテル」・・・など、移動ひとつをとっても、さまざまな準備が絡んでまいります。全てをご担当者様おひとりで、予測・対応するのはかなりご苦労されると思います。

私たちは、刻々と変化する天候状況を、常にご主催・講師より先回りして想定し、判断や行動予定について、皆様とご相談・調整・決定してまいります。ぜひ、専門コンサルタントにご一任ください。