パソコン整理で業務効率化研修
上口まみ かみぐちまみ
株式会社ミセルカ 代表取締役セールスプレゼンコンサルタント
想定する対象者
◎個人パソコンのみでなく、社内共有サーバーのフォルダ構成を整理、構築するリーダー
◎パソコンのデスクトップがファイルやフォルダで埋め尽くされている方
◎１日１回は、パソコンの中のファイルを探して時間を消費している方
◎以前作成したファイルが見つからず、再度ゼロから作り直すことがある方
◎同じ名前のファイルが複数存在し、最新ファイルかわからなくなってしまう方
提供する価値・伝えたい事
◎パソコンの中が整理整頓され、必要なファイルがすぐに見つかるようになります。
◎業務の流れとフォルダ構成が一致し、業務が効率化されるようになります。
◎過去業務が資産データとして蓄積されていきます。
◎業務の標準化が意識できるようになり、人に引き継げるようになります。
◎新規事業の際に、ファイルの2次活用できるようになります。
内 容
1. パソコン整理を行う理由と期待できる効果
(1)パソコン整理を通じて期待できる５つの効果
① 業務効率化／探す時間＆作業時間の短縮
② リスクマネジメント／お客様との信頼関係構築
③ 業務の仕組み化／業務の仕組みをフォルダ構成で見える化
④ 新人教育／新人教育のためのツールとして役立てる
⑤ 業務改善／『業務改善』＝ 時間（業務効率化）＋品質（２次活用・リスクマネジメント）＋コスト（新人教育・アウト ソーシング）
2. 現状の業務整理
(1)思考の抽象度を上下させ業務をふかんする視点を養う
・抽象度を上げたり下げたりしながら行う思考整理
(2)業務をカテゴリにわけて整理する
・業務を準有償、有償、無償に分類して整理する
・有償業務を事業→業務→工程の視点で整理する
【演習】業務の整理ワーク
3. パソコン整理の基本ルール
(1)フォルダ構成のルール
・フォルダの分類
・フォルダの並べ方
・フォルダの命名
(2)ファイル名のルール
・ファイルの命名＜基本型／日付型／セット型＞
(3)保存のルール
・新規作成時、別名保存時
(4)管理のルール
・フォルダ構成の鮮度を保つ
4. まとめ
(1)成果確認・実践内容の共有
根拠・関連する活動歴
自主開催で同内容のセミナーを開催。
・2016/5/26 第１回 東京開催
・2016/10/12/ 第２回 東京開催
・2016/12/12/ 第３回 大阪開催
・2017/2/11 第４回 東京開催
＜受講者の声＞
●教えていただいたルールを今生のPC整理のルールとして徹底します。
●とてもわかりやすかったです。とにかく後はどんどん「事業フォルダ」「業務フォルダ」を整理していきます。
●今回学んだ通りにフォルダ整理ができれば、業務の仕組み化ができてファイル整理以上に仕事がスムーズにいくと思いました。
●"PC整理"という視点で自分の業務を見直すことで整理すべきことが見えてきました。
●フォルダ構成のルール、「事業・業務・工程」にフォルダ階層を分けるという概念がおもしろかったです。
●フォルダの分類の仕方と、実業務との連携をどう考えるのかがわかりました。
●業務の工程までイメージしてフォルダ分けをすることが新しい気づきでした。
●有償・無償でフォルダを分けるのは今まで考えたこともない新しい発想でした。
